よくある質問と回答

【ご意見】

提案・意見の回答は、各執行機関が行い、長（代表）は署名すること
《問題点》
　1　最近の提案・意見の回答は、町長・教育長がチェックした上で決裁したのかと疑いたくなる例が見受けられる。
 　　 (1）町民からの提案・意見は、法令等に基づく事務処理とは違う。ことの性格上、事務処理要領、マニュアルどおり起案⇒決裁できないところがある。
　 　（2）最近の提案・意見に対する回答は、従来の町・教育委員会の方針をひっくり返す（町民にはそう思える）のが目立つ。
　 　（3）以前、提案・意見で、まず受け取ったとの一報をする。そして、やりとりする。決裁文書には、提案者とのやりとりの記録を添付することとし、総務課は徹底することとしたが、実際にしているのか？　また、決裁者は記録を確認しているのか、もし無ければ、添付するよう求めているのか？　決裁者は、その記録を見て決裁すべきなのにその気配がないとしか思えない。直感も働かないのか！！
　2　回答の起案者は、町の方針を知らないのではと疑いたくなる。
　3　提案・意見の回答は、全て町長名である。町長が所管となっていない例えば教育委員会のことも、町長名でしている。越権行為ではないのか！！　逆に教育長は何をしている！！
《提案・意見》
　1　提案・意見に対する回答は、各執行機関が行い、各執行機関の長（代表）が署名すること。記名押印はしない。
　2　提案・意見は、部長会議、課長会議等で報告し、情報共有すること。さらに、その情報は、部長、課長が、職員に周知徹底すること。
　※中原公園のパーキング・パーミットと通行止めの問題。
保健センターやメディカルコミュニティセンターでは敷地内禁煙にしているのに中央公園に喫煙所を設けた問題。この件は、町民からの提案・意見をどう位置づけるかの問題。
時代劇の「恐れ多くも、この方をどなたと心得る。控えおろう！！」
「お上のお涙・御慈悲にすがるしかない！！」　この構図！！　時代錯誤も甚だしい。
それに、他課のことは知らん！！の姿勢。
　3　提案・意見関係文書の保存期間は、議会関係と同じとすること。
　4　上記の件について、規則、要綱等の改正をし、部長会議・課長会議等で周知徹底すること。違反したら職務命令違反として処分すると通知すること。
　5　回答は、いっそのこと、各部長名、課長名でしたらどうか！！

【回答】

　このたびは、「わたしの提案・意見箱」について、貴重なご意見、ご提案をいただきありがとうございます。

1．「提案・意見に対する回答は、各執行機関が行い、各執行機関の長が署名すること」について
　本町では、「わたしの提案・意見箱」に寄せられたご意見やご提案に対する回答書を公文書として取り扱っております。そのため、町長や教育長が個人として返信するという考え方ではなく、町長の権限において町として回答することを目的としており、回答書については通常の公文書と同様の取扱いを行っております。
　また、「わたしの提案・意見箱」は、町長部局が所管している制度です。教育委員会に関するご意見等については、教育委員会の担当部署において回答案を作成し、教育長の承認を経たうえで、町長も内容を確認し、町として回答しております。
　ご指摘のとおり、町民の皆様から寄せられるご意見やご提案は、町政運営にとって大変重要なものであると認識しております。今後も、ご意見等の内容の確認や検討をより丁寧に行い、適切な対応に努めてまいります。

2．「提案・意見は、部長会議、課長会議等で報告し、情報共有すること。さらに、その情報は、部長、課長が、職員に周知徹底すること」について
　いただいたご意見やご提案につきましては、回答の有無にかかわらず、内容に応じて関係部署で共有し、必要な検討を行っております。
　すべてのご意見・ご提案を全職員へ周知することには、職員の住民ニーズに対する理解が深まり、部署を超えた業務改善や新たな施策立案につながる可能性があるという利点がある反面、内容によっては関係の薄い部署にまで多くの情報が及ぶこととなり、業務の効率性の観点から課題もあると考えております。
　そのため、今後は、引き続き関係部署を中心とした共有及び検討を行うとともに、住民サービスの向上や組織運営上の観点から全庁的な情報共有が必要と判断したご意見・ご提案につきましては、部課長会等を通じて共有し、職員への周知を図ってまいります。

3．「提案・意見関係文書の保存期間は、議会関係と同じとすること」について
　文書の保存期間については、みやき町文書事務取扱規程において定めており、議会関係文書は、議案の審議や議決など町の意思決定に直接関わる記録として永年保存の対象としております。
「わたしの提案・意見箱」に関する文書は、町民の皆様から寄せられたご意見やご提案、その検討経過や対応内容を記録した重要な文書であると認識しております。しかしながら、これらの文書は町民の意見を把握し施策の参考とするためのものであり、町の基本事項や主要施策を決定する文書とは目的や役割が異なります。そのため、永年保存とする性質を有するものではなく、現時点では議会関係文書と同様の保存期間とすることは考えておりません。
　なお、文書の保存期間を含む文書管理のあり方については、今後も運用状況や必要性を踏まえながら、適宜見直してまいります。

　今後とも、町民の皆様からのご意見、ご提案を町政運営の参考とさせていただきたいと考えておりますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

担当：総務課　庶務・人事担当
電話：0942-89-1651