各地区が開催する総会等について

【新型コロナウイルスへの対応】各地区が開催する総会等について

新型コロナウイルスに伴う各地区総会等について

佐賀県内でも新型コロナウイルス感染症が確認されている中、各地区における総会等の開催について、検討されている状況だとご推察いたします。

総会等の中止・延期を含めた開催の判断につきましては、各地区にて検討されるところではありますが、多くの住民の皆様が集まらずに総会を開催するには次の方法がありますのでお知らせいたします。

新型コロナウイルス感染の拡大防止のため、各自治会の運用に合わせてご活用ください。

なお、会議時間については、事前に資料・議案等の配布や質疑、ご意見の事前受付をするなどして、1時間程度を目安としてご検討ください。

委任状の活用

住民の皆様から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です。
なお、役員会などを複数の方が集まって開催する際には、感染拡大を防止する対策へのご配慮をお願いします。（添付の「一人一人ができる感染症対策について」をご確認ください）

一人一人ができる感染症対策について (459KB; PDF形式)

委任状（協力のお願い） (20KB; Word形式)

書面による表決

総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。また、実施するには、原則として、各地区の規則（会則）や規約等の中で定めが必要です。
書面による表決の進め方（例）
（1）事前に議案等の総会資料と書面評決書類を各地区の住民の皆様に配布
（2）地区の住民の皆様から書面表決書類の提出
（3）書面表決の集計をもって総会の開催
（4）議事録を作成し、総会の結果を会員に通知

書面表決の書類例（実施のお知らせ） (18KB; Word形式)

議事録例 (31KB; Word形式)

書面議決の結果の書類例 (26KB; Word形式)

認可地縁団体（法人格のある自治会）について

認可地縁団体（法人格のある自治会）につきましては、地方自治法の規定により、年に一度、総会の開催が必要となりますが、上記の方法などをご検討いただき、会員の方の安全に配慮したうえで、ご判断をお願いします。なお、認可地縁団体については、規則（会則）等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。